Una premessa onesta: questo non è un calcolo per spaventarti, è un calcolo per decidere. L'IT "a chiamata" non è sbagliato in assoluto — per certe realtà piccolissime ha ancora senso, come abbiamo spiegato in MSP vs assistenza tradizionale. Il punto è che il suo costo reale non è la fattura del tecnico: è la somma di quattro voci che quasi nessuno mette in fila. Prendi una calcolatrice (o le note del telefono) e segui i quattro passaggi. Servono pochi minuti e numeri che già conosci.
Passaggio 1 — Quanto vale un'ora di fermo
È il mattone di tutto il calcolo. Prendi il numero di persone che, se l'IT si ferma, non possono lavorare, e moltiplicalo per il costo orario aziendale di ciascuna (stipendio lordo + contributi diviso le ore lavorate — di solito tra 20 e 40 € l'ora a testa). Aggiungi, se la tua attività vende o incassa in tempo reale, il fatturato che salta in quell'ora: un negozio, un ristorante con il POS bloccato, un e-commerce perdono ricavi, non solo produttività.
Esempio concreto: 10 persone a 25 € l'ora fanno 250 € di sola manodopera ferma per ogni ora. Se in quell'ora si vende, somma anche quello. Tieni da parte questo numero: lo chiameremo "costo orario di fermo".
Passaggio 2 — Quante ore di fermo all'anno (e qui sta il trucco)
Senza un MSP, i fermi non spariscono: diventano semplicemente più lunghi. La differenza non è "si rompe / non si rompe", è il tempo che passa tra il guasto e la ripartenza. Con assistenza a chiamata devi prima accorgerti del problema, poi trovare il tecnico, poi aspettare che sia libero, poi che capisca un'infrastruttura che non monitora. Con un MSP il monitoraggio 24/7 spesso intercetta il guasto prima di te, e lo SLA mette un tetto contrattuale ai tempi di intervento — quei tempi che, come dicevamo in come scegliere un MSP, devono essere scritti nero su bianco.
Stima prudente: conta quanti episodi di blocco hai avuto nell'ultimo anno (server giù, rete ferma, posta inaccessibile, PC critico morto) e quante ore sei rimasto fermo ogni volta aspettando. Molte PMI, facendo onestamente la somma, scoprono 15-30 ore l'anno. Moltiplica per il costo orario del passaggio 1: con l'esempio di prima, 20 ore × 250 € = 5.000 € l'anno che già paghi, solo in modo invisibile.
Passaggio 3 — Il costo "raro ma enorme": l'incidente serio
Le ore di fermo ordinarie sono prevedibili. L'incidente grave no — ma quando arriva, costa più di tutto il resto messo insieme. Un ransomware che cifra i dati, un data breach, un guasto hardware senza un backup che riparte davvero. Qui non parliamo di ore, parliamo di giorni di blocco, di dati persi, di clienti avvisati, e degli obblighi GDPR con il loro timer di 72 ore per la notifica al Garante.
Non devi indovinare la cifra esatta: ti basta una domanda. Se domani mattina tutti i dati aziendali fossero illeggibili, quanti giorni resteresti fermo e quanto ti costerebbe ricostruirli? Per la maggior parte delle aziende la risposta è "non lo so", ed è esattamente il problema. Un MSP serio abbassa questa voce in due modi: la rende meno probabile (sicurezza a più livelli, MFA, patch aggiornate, firewall gestito) e la rende meno grave quando capita, perché i backup seguono la regola 3-2-1-1-0 e vengono testati. Anche spalmando un solo incidente serio su cinque anni, la cifra annua che emerge è quasi sempre superiore al canone.
Passaggio 4 — I costi nascosti che non finiscono in nessuna fattura
Restano le voci silenziose, quelle che non vedi mai sommate:
• La tariffa d'urgenza. Il tecnico a chiamata si paga a ore, e le ore in emergenza costano di più di un canone pianificato. Più aspetti, più sale.
• Il tempo tuo e dei tuoi. Le ore che tu o un dipendente passate a rincorrere problemi IT — un account bloccato, una stampante di rete, un aggiornamento da fare — sono ore tolte al lavoro vero. Non sono gratis, sono solo non fatturate.
• Le occasioni mancate. Senza qualcuno che guarda l'infrastruttura con continuità, gli aggiornamenti slittano, le licenze Microsoft 365 restano sottoutilizzate, le piccole inefficienze si accumulano. È il costo più difficile da vedere e spesso il più alto.
Il calcolo, in una riga
Mettendo insieme i quattro passaggi:
(ore di fermo annue × costo orario) + incidente grave spalmato sull'anno + costi nascosti = quanto ti costa NON avere un MSP
Confronta quel totale con il canone annuo di un MSP. Nella stragrande maggioranza dei casi non solo il canone è più basso, ma è anche prevedibile: una cifra fissa al posto di un'incognita che esplode nel momento peggiore. È la stessa logica per cui assicuri il capannone — non perché sei sicuro che brucerà, ma perché non puoi permetterti il giorno in cui succede.
In sintesi
Non avere un MSP non significa spendere zero: significa spostare il costo dalla fattura mensile a un conto invisibile che paghi in ore di fermo, urgenze, tempo sprecato e rischio scoperto. Il calcolo in tre minuti serve proprio a far emergere quel conto e a metterlo accanto al canone, così la decisione la prendi sui numeri e non sulla sensazione che "finora è andata bene". Finora, di solito, è andata bene per fortuna — non per strategia.
Se vuoi rifare questo calcolo con i numeri della tua azienda, lo facciamo insieme: scrivici e in mezz'ora stimiamo quanto ti sta costando davvero l'IT gestito a chiamata, senza sigle e senza impegno. Poi decidi tu, dati alla mano.
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