Dopo un mese passato a parlare di abitudini e di dati, questa settimana torniamo con le mani sull'hardware. La domanda è concreta e ce la fanno di continuo: questo PC lo sistemiamo o lo cambiamo? È una domanda che merita una risposta con dei numeri dentro, non un «dipende». E la risposta, nella maggior parte dei casi, non è quella che si aspetta chi la fa.
Prima di tutto: quanto costa davvero la lentezza
Facciamo il conto una volta sola, perché è quello che sblocca tutte le decisioni successive. Una macchina lenta fa perdere tempo in modo frammentato: due minuti all'accensione, quindici secondi ogni volta che si apre un file pesante, mezzo minuto quando si passa da un programma all'altro, qualche riavvio a settimana perché «si è impallato». Sono briciole, ed è per questo che nessuno le somma.
Se però quelle briciole fanno venti minuti al giorno — una stima prudente, per una macchina messa male — parliamo di circa 80 ore all'anno per persona. Sono dieci giornate lavorative. Su cinque postazioni, cinquanta giornate: due mesi e mezzo di lavoro che escono dall'azienda ogni anno senza che nessuno se ne accorga, per non aver speso qualche centinaio di euro. È esattamente lo stesso meccanismo di cui abbiamo parlato facendo il conto di quanto costa davvero non avere un MSP: i costi che non arrivano in fattura sono quelli che si pagano di più, proprio perché non si vedono.
Un computer non è un bene che si usa «finché regge». È uno strumento di produzione, e come ogni strumento di produzione ha un rendimento che cala e un punto in cui tenerlo costa più che cambiarlo.
E c'è un costo in più che non entra in nessun foglio di calcolo ma pesa: le persone che lavorano su macchine lente cambiano il modo di lavorare. Evitano di aprire il file grande, tengono venti schede aperte per non doverle ricaricare, non chiudono mai niente, salvano sul desktop perché il percorso di rete «ci mette troppo». Ogni scorciatoia nasce da un'attesa, ed è così che una macchina lenta finisce per creare disordine anche dove il disordine con l'hardware non c'entra niente.
Le quattro cause vere (e nessuna è «il PC è vecchio»)
«È vecchio» non è una diagnosi. Nella stragrande maggioranza dei casi che vediamo, la lentezza di un computer da ufficio ha una di queste quattro cause, spesso più di una insieme.
- 1. Il disco meccanico. È la causa numero uno, con un distacco enorme su tutte le altre. Una macchina con ancora un disco tradizionale a piatti rotanti è lenta per costruzione, e nessuna pulizia potrà mai cambiarlo: il collo di bottiglia è fisico. Sostituirlo con un disco a stato solido è l'intervento con il miglior rapporto tra costo e risultato che esista in informatica: la stessa identica macchina, con lo stesso processore e la stessa RAM, si accende in un quinto del tempo e apre i programmi come se fosse un'altra. Chi ci lavora sopra è convinto che gli sia stato cambiato il computer.
- 2. RAM insufficiente. La memoria è quello che permette di tenere aperte più cose insieme. Quando finisce, il sistema comincia a usare il disco come rimpiazzo e tutto rallenta di colpo — il classico «va bene finché non apro anche la posta». Con 4 GB oggi non si lavora, con 8 GB si lavora se si fa una cosa alla volta, e 16 GB è la dotazione ragionevole per una postazione che tiene aperti gestionale, browser con parecchie schede, posta e videochiamate.
- 3. L'avvio saturo. Su una macchina in servizio da anni si stratifica di tutto: programmi installati per una prova e mai rimossi, aggiornatori di software che non c'è più, estensioni del browser, utility arrivate insieme ad altro. Ognuno di questi si avvia da solo e resta in memoria. Qui si recupera parecchio a costo zero, ed è la prima cosa da fare — ma attenzione a non scambiarla per la cura: se sotto c'è un disco meccanico, si guadagnano trenta secondi su tre minuti.
- 4. Nessuna manutenzione, mai. Il disco pieno oltre il 90% (sotto quella soglia il sistema non ha più spazio per lavorare), le ventole e i dissipatori intasati di polvere — che fanno scaldare la macchina e la costringono a rallentare da sola per non danneggiarsi —, gli aggiornamenti mai installati, i profili utente cresciuti a dismisura. Sono cose che una manutenzione periodica intercetta prima che diventino visibili, e che senza manutenzione periodica diventano visibili tutte insieme.
Vale la pena aggiungere una quinta ipotesi, che va sempre esclusa per prima: a volte il PC non è lento. È lenta la rete, è lento il server, è lento il gestionale in cloud, è lenta la linea. Il sintomo è identico per chi ci lavora, ma la spesa da fare è completamente diversa — e cambiare cinque computer per risolvere un problema di rete è un errore che costa parecchio. Se la lentezza si presenta su tutte le postazioni insieme e solo su certi applicativi, quasi certamente il computer non c'entra.
Il calcolo: riparare o sostituire
Qui la regola pratica che usiamo è semplice e regge quasi sempre. Servono tre informazioni: l'età della macchina, il costo dell'intervento e il tempo che resta prima che il sistema operativo installato smetta di ricevere aggiornamenti.
• Macchina fino a 3 anni, lenta. Si ripara, senza discutere. Disco a stato solido se non c'è, RAM portata a 16 GB, pulizia dell'avvio e della polvere. Si parla di poche decine di minuti di lavoro e di componenti che costano una frazione di un computer nuovo, su una macchina che ha davanti ancora anni di servizio. È l'intervento che consigliamo più spesso in assoluto.
• Macchina tra 3 e 5 anni. È la zona grigia, e qui il conto va fatto davvero. La domanda da porsi è: l'intervento supera un terzo del costo di una macchina nuova? Se sì, si sostituisce. Se no, e il resto dell'hardware è sano, si interviene sapendo che si stanno comprando due anni, non cinque. Un aggiornamento del disco su una macchina di quattro anni è quasi sempre denaro ben speso; una riparazione importante — scheda madre, display, alimentazione — quasi mai.
• Macchina oltre i 5 anni. Si sostituisce. Non per una regola scritta da qualche parte, ma perché a quel punto ogni euro speso sopra è un euro che non tornerà indietro: la garanzia non c'è più, i pezzi cominciano a essere difficili da trovare, la probabilità di un guasto vero cresce in fretta e, soprattutto, si sta investendo su una macchina che tra poco non riceverà più aggiornamenti di sicurezza. Il ciclo di vita ragionevole per una postazione da ufficio è di quattro-cinque anni: non è una scadenza commerciale, è il punto in cui il costo di tenerla supera quello di cambiarla.
Su questo vale la pena essere pratici anche nel modo di comprare. Sostituire tutto il parco macchine in un colpo solo ogni cinque anni è la strada peggiore: è una botta di spesa imprevista, di solito nel momento sbagliato. Molto meglio ricambiare una quota di postazioni ogni anno — se le macchine sono venti, quattro o cinque all'anno — così la spesa diventa una voce di budget prevedibile invece che un'emergenza. Le postazioni si scelgono di gamma professionale e con garanzia estesa on-site: sui portatili e sui desktop business Dell che installiamo, avere l'intervento in sede il giorno lavorativo successivo cambia completamente cosa significa un guasto, e costa meno di quanto costi una singola giornata di fermo.
Quando il PC vecchio smette di essere un problema di prestazioni
Questo è il passaggio che in azienda viene sottovalutato quasi sempre, e va detto in modo netto: arriva un momento in cui una macchina vecchia non è più lenta, è pericolosa.
Quando un sistema operativo raggiunge la fine del supporto smette di ricevere gli aggiornamenti di sicurezza. Da quel giorno ogni nuova vulnerabilità scoperta resta aperta per sempre su quella macchina: non c'è una correzione che arriverà più avanti, non c'è modo di rimediare, e l'antivirus non c'entra — non tappa un buco nel sistema, fa un altro mestiere. Una postazione così è una porta lasciata accostata dentro la rete aziendale, e chi entra da lì poi si muove verso tutto il resto.
Le conseguenze non sono solo tecniche. Un computer fuori supporto collegato alla rete è una misura di sicurezza non adeguata ai sensi del GDPR, ed è un rilievo che salta fuori con imbarazzante facilità in caso di controllo o, peggio, dopo un incidente. Per chi rientra nel perimetro NIS2 il discorso è ancora più diretto, perché la gestione delle vulnerabilità sugli asset è esplicitamente parte degli obblighi. E c'è il lato pratico, che si fa sentire prima di tutti gli altri: i software gestionali e i servizi cloud smettono di supportare i sistemi vecchi, e a un certo punto qualcosa semplicemente non si apre più.
La conclusione operativa è che la data di fine supporto va conosciuta in anticipo, non scoperta il giorno dopo. È un'informazione pubblica, è nota con anni di anticipo, ed è l'unico criterio che trasforma la sostituzione di un PC da spesa improvvisa a voce pianificata.
Il disco della macchina dismessa: l'errore da non fare
Ogni sostituzione lascia dietro di sé un computer vecchio, e qui succede regolarmente una delle tre cose sbagliate: finisce in magazzino «che non si sa mai» con dentro tutti i dati, viene regalato a un dipendente o a un familiare così com'è, oppure va allo smaltimento senza che nessuno abbia toccato il disco.
Il problema è che cancellare i file e formattare non basta: sono operazioni che rimuovono il riferimento al dato, non il dato, e strumenti di recupero ampiamente disponibili rimettono in piedi buona parte del contenuto in poche ore. Dentro c'è di tutto: documenti dei clienti, offerte, la posta scaricata in locale, le password salvate nel browser. Se sono dati personali, la loro dispersione è un data breach a tutti gli effetti, con l'aggravante di essere stato causato dall'azienda stessa.
Le strade corrette sono due, e nessuna richiede più di qualche minuto:
- Cancellazione sicura del disco con una procedura di sovrascrittura, se la macchina deve essere riutilizzata, donata o rivenduta. Sui dischi a stato solido si usa la funzione di azzeramento sicuro prevista dal disco stesso.
- Distruzione fisica del disco, se la macchina va allo smaltimento. È la via più rapida e più difendibile — e in quel caso il disco va tolto dal computer prima di consegnarlo a chiunque.
In entrambi i casi conviene tenerne traccia scritta: matricola della macchina, seriale del disco, data e modalità. Una riga in un foglio. Serve il giorno in cui bisogna dimostrare che quei dati non sono usciti — ed è la stessa riga che, se manca, costringe a rispondere «non lo sappiamo».
Un'ultima verifica va fatta prima di ogni sostituzione, perché è quella che fa più danni quando salta: i dati sul PC vecchio ci sono ancora? Il disco del desktop, le cartelle locali della posta, quel database del gestionale installato «temporaneamente» su una postazione otto anni fa. Se non è tutto già a posto lato server o cloud, la sostituzione va preparata come si prepara un ripristino, con la stessa logica della regola 3-2-1-1-0. Verificare prima costa dieci minuti; scoprirlo dopo può costare settimane.
Cosa fare, in pratica
Non serve un progetto: servono mezza giornata e un foglio. Quattro passaggi.
- Fai l'elenco delle macchine. Per ognuna: chi la usa, anno di acquisto, tipo di disco, RAM, sistema operativo e data di fine supporto. Nella maggior parte delle PMI questo elenco non esiste, e la sua mancanza è già di per sé il problema — non si può pianificare la spesa di qualcosa che non si sa di avere.
- Dividi in tre gruppi. Da aggiornare subito (disco meccanico o poca RAM su macchine giovani), da sostituire entro l'anno (oltre i cinque anni, o con supporto in scadenza), da tenere d'occhio. È un semaforo, non serve altro.
- Parti da chi soffre di più. Non da chi si lamenta di più: da chi apre file pesanti, sta tutto il giorno sul gestionale, lavora sotto scadenza. Lì il tempo recuperato si vede subito.
- Metti il ricambio a budget. Un numero di postazioni all'anno, deciso in anticipo. È l'unico modo perché non ridiventi un'emergenza tra tre anni.
In sintesi
«Riparare o sostituire» è la domanda sbagliata se la si fa una macchina alla volta e solo quando qualcuno si lamenta. Fino a tre anni si ripara quasi sempre — e un disco a stato solido con 16 GB di RAM resta, ancora oggi, l'intervento che restituisce più valore per euro speso in tutta l'informatica d'ufficio. Oltre i cinque anni si sostituisce quasi sempre, non per la lentezza ma perché senza aggiornamenti quella macchina è un rischio di sicurezza con la tastiera davanti. In mezzo c'è la zona grigia, e lì decide il conto: un terzo del costo del nuovo è la soglia.
Quello che fa davvero la differenza, però, non è la singola decisione: è avere l'elenco. Sapere quante macchine ci sono, quanti anni hanno e quando scadono trasforma una serie di piccole emergenze in una riga di budget.
Ed è esattamente il punto da cui ripartiamo a settembre: si rientra, e la prima cosa da fare è guardare in faccia quello che si ha. Martedì prossimo apriamo il mese del rientro con l'audit IT post-ferie — cosa controllare, in che ordine e in quanto tempo.
Vuoi sapere quali delle tue postazioni conviene aggiornare e quali cambiare? Contattaci: facciamo l'inventario del parco macchine, ti diciamo per ognuna se ha senso intervenire o sostituire e prepariamo il piano di ricambio su base annuale, con lo smaltimento sicuro dei dischi dismessi.
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